Pengertian Administrasi Perkantoran

Berdasarkan konsep administrasi dan kantor diatas, dapat disimpulkan pengertian administrasi perkantoran sebagai berikut:

• Secara umum orang mengartikan administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.
• Dalam arti luas pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
• Dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Lalu disimpulkan lagi bahwa administrasi perkantoran merupakan segala rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. 

Etika Bertelepon

Heyy kembali lagi di ImajiAbnomalia ^^

Kali ini kita akan membahas tentang Etika Bertelepon.. Etika dalam bertelepon sangat penting loh, yuk kita baca..

Sebelum menggunakan telepon ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang pegawai, salah satunya adalah Etika Bertelepon. Seorang pegawai, meskipun bukan operator telepon harus mengetahuietika bertelepon. Seseorang yang mengetahui etika bertelepon berarti juga turut menjaga nama baik perusahaanya. Etika Bertelepon sendiri berarti tata cara yang baik mengenai cara menelepon maupun menerima panggilan.

Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara umumnya adalah:

1. Mengangkat dengan segera apabila telepon berdering
2. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
3. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
4. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak
5. Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan
6. Bertanya dengan bijaksana
7. Mencatat pesan atau pembicaraan
8. Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
9. Meletakan gagang telepon dengan perlahan
10. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
11. Tidak berbicara dengan nada kasar atau membentak
12. Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama
13. Tidak berbicara dengan orang lain ketika berbicara di telepon
14. Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

Orang yang menerima telefon dengan sikap yang menyenangkan, akan memberikan kesan positif bagi perusahaanya. Sikap hormat dan ramah ketika bertelepon merupakan hal yang sangat penting. Karena suara merupakan cerminan pribadi si pelaku pembicaraan.

etika bertelepon

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika sedang berkomunikasi melalui telepon:

1. Hati-hati ketika berkomunikasi ketika dalam kondisi lelah, karena secara tidak langsung nada kesal ini akan terdengar ketika kita berbicara dengan orang lain. Jika memang harus mengangkat telepon, usahakan agar tidak ada nada lelah tersebut tidak kentara.
2. Gunakanlah telepon perusahaan hanya untuk kepentingan kantor, jangan sampai persoalan individu menggunakan fasilitas ini. Hal ini akan menjelekkan citra perusahaan, apalagi jika sampai telepon kantor dijadikan tempat ngobrol, hal ini tentu saja sangat memalukan sekali.
3. Materi pembicaraan yang disampaikan hendaknya harus menyangkut urusan kantor.
4. Selain menggunakan bahasa yang resmi, santun, dan efektif, intonasi juga perlu diperhatikan. Kata-kata yang menggunakan intonasi pastilah lebih menarik dibanding kalimat dengan nada yang lurus.
5. Pada saat menerima telepon dan kebetulan orang yang dituju tidak berada di tempat, maka seorang pegawai harus bisa menanganinya dengan cara yang bijak. Dengan cara mencatat pesannya, diminta menelepon kembali, menanyakan kesediaan untuk menunggu dan lain-lain.
6. Pandai-pandailah menangani orang yang salah sambung ketika menelepon, atau disalurkan kebagian lain.
7. Jika sipenelepon tetap hendak berbicara dengan pimpinan. Sedangkan pimpinan tidak berada ditempat, atau sedang rapat, maka penerima telepon harus pandai menyiasati masalah seperti ini.

Gimana? Udah mengerti kan?